8 nejčastějších chyb při organizaci firemní akce s atrakcemi (a jak se jim vyhnout)
Plánujete firemní akci s atrakcemi a chcete, aby byla skutečně úspěšná? Správná organizace firemní akce není jen o tom vybrat pár atrakcí a sepsat program. Je to proces, který vyžaduje pečlivé plánování, promyšlenou logistiku a znalost toho, co vaši hosté skutečně ocení.
Dobře připravený firemní event dokáže posílit týmového ducha, zlepšit vztahy mezi kolegy a zanechat skvělý dojem u klientů nebo obchodních partnerů. Naopak špatně naplánovaná akce může skončit chaosem, zklamáním nebo zbytečně vysokými náklady.
V tomto článku najdete 8 nejčastějších chyb při organizaci firemní akce s atrakcemi. Sepsali jsme je na základě zkušeností a doplnili praktickými tipy, jak se jim vyhnout. Díky tomu se vyvarujete nejběžnějších přešlapů a dokážete připravit zážitek, na který se nezapomíná.
Ať už řešíte pronájem atrakcí na firemní akci, plánujete teambuilding nebo chcete uspořádat family day pro zaměstnance, tyto rady vám pomohou mít přípravu pod kontrolou od začátku až do konce.
1. Objednávka na poslední chvíli
Jedna z nejčastějších chyb. Mnoho firem si atrakce zarezervuje příliš pozdě - třeba jen pár týdnů před akcí. Výsledkem je omezený výběr nebo dokonce nutnost měnit plán, protože oblíbené atrakce už nejsou k dispozici.
Jak se tomu vyhnout:
Začněte plánovat co nejdříve. Ideální je rezervace alespoň 2-3 měsíce předem, u velkých akcí i půl roku. Ušetříte peníze a zajistíte si přesně to, co chcete.
2. Nevhodný výběr atrakcí pro publikum
Co funguje na děti, nemusí nadchnout dospělé. A naopak. Jednou z častých chyb je výběr atrakcí bez ohledu na věkovou skladbu a preference účastníků. Výsledek? Hosté se nudí nebo se atrakcí ani nezúčastní.
Jak se tomu vyhnout:
Zmapujte si, kdo přijde - děti, teenageři, dospělí, rodiny? Zvolte atrakce vhodné pro všechny nebo vytvořte zóny podle věkových skupin.
3. Podcenění prostoru a logistiky
Pronajmete obří atrakci - a na místě zjistíte, že se nevejde, chybí elektřina nebo není kudy ji dovézt. Bez důkladného plánování prostoru a logistiky může nastat pořádný problém.
Jak se tomu vyhnout:
Dopředu změřte prostor a zkonzultujte s dodavatelem potřebné parametry (rozměry, váhu, přívod elektřiny, povrch, přístupovou cestu).
4. Nedostatek obsluhy nebo dohledu
Atrakce bez dohledu často končí zmatkem nebo nebezpečím. Bez obsluhy se děti perou o nafukovadlo, hosté neumí spustit simulátor, nebo někdo poruší bezpečnostní pravidla.
Jak se tomu vyhnout:
Zajistěte proškolenou obsluhu - často přímo od dodavatele. Ušetříte si starosti, zvýšíte bezpečnost a zážitek bude profesionální.
5. Špatně načasovaný program
Další častá chyba: atrakce jsou připravené, ale hosté jsou jinde. Nebo se všichni nahrnou najednou a nestíhá se. Špatné načasování znamená, že atrakce nejsou plně využité.
Jak se tomu vyhnout:
Sestavte program s jasně rozvrženým časem. Promyslete, kdy atrakce zapojit, kdy hosty nalákat. Rozfázujte aktivity, aby byly využité rovnoměrně.
6. Opomenutí záložního plánu
Deštivý den může zruinovat venkovní atrakce. Selhání techniky nebo výpadek proudu bez zálohy dokáže pokazit celý program.
Jak se tomu vyhnout:
Vždy mějte plán B. Zvažte možnost přesunu pod střechu, pronájem stanů nebo alternativní program (workshopy, hry, soutěže).
7. Příliš jednotvárná nabídka
Jeden typ atrakce pro všechny nestačí. Po chvíli se hosté začnou nudit, zvlášť pokud jde o akci na několik hodin.
Jak se tomu vyhnout:
Kombinujte různé typy zábavy - sportovní, kreativní, relaxační nebo digitální atrakce. Zvažte mix pro děti i dospělé, aby se každý zabavil.
8. Žádná propagace nebo upoutání účastníků
I ta nejdražší atrakce je k ničemu, když o ní nikdo neví nebo ji hosté ignorují. Bez komunikace s účastníky často chybí očekávání a nadšení.
Jak se tomu vyhnout:
Propagujte atrakce dopředu - v pozvánkách, emailech, na intranetu nebo sociálních sítích. V den akce dejte účastníkům jasné informace o programu a možnostech zábavy.
Organizace firemní akce s atrakcemi může být skvělým zážitkem, pokud se dobře připravíte. Vyvarujte se těchto 8 nejčastějších chyb a zajistěte svým hostům akci, na kterou budou ještě dlouho vzpomínat.