Prostory pro firemní akce: Jak vybrat místo, které bude fungovat?
Prostory pro firemní akce jsou jedním z nejdůležitějších rozhodnutí při plánování celého eventu. Místo ovlivní atmosféru, logistiku, rozpočet i to, jak snadno se hosté zapojí do programu. Jinak bude fungovat hotel pro firemní akce, jinak vinný sklípek pro firemní akce nebo netradiční firemní akce na lodi.
V tomto článku najdete přehled nejčastějších typů lokací a praktická kritéria, podle kterých vybrat místo, které bude skutečně fungovat.
Jak vybrat prostory pro firemní akce?
Při výběru lokace si položte několik základních otázek:
- Typ akce - networking, teambuilding, oslava, konference nebo family day
- Kapacita a uspořádání - sezení, stání, zóny, parket, prostor pro program
- Dostupnost - parkování, MHD, případně ubytování
- Technika - zvuk, světla, projekce, Wi-Fi, dostatek zásuvek
- Omezení - hluk, časové limity, sousedé, povolení
Správně zvolené místo pro firemní akce vám ušetří spoustu starostí v dalších krocích plánování.
Hotel pro firemní akce: kompletní servis a minimum starostí
Hotel firemní akce patří k nejjistějším volbám.
Výhody:
- ubytování, catering i personál na jednom místě
- profesionální zázemí a AV vybavení
- snadná organizace vícedenních akcí
Pro koho se hodí:
- konference, školení, formálnější eventy
- větší firmy a mezinárodní týmy
Na co se v hotelu ptát, aby vše klaplo podle plánu:
- dostupnost break-out místností
- ceny za techniku a služby
- časové limity programu a hudby
Sál pro firemní akce: univerzální varianta
Kulturní domy, event haly nebo multifunkční sály patří mezi nejflexibilnější prostory pro firemní akce.
Výhody:
- velká kapacita a variabilita
- dostatek místa pro atrakce a doprovodný program
- vhodné i pro dynamické aktivity, například mobilní casino nebo stolní fotbal
Rizika:
- catering, techniku a dekorace je často nutné řešit externě
Firemní akce venku: pro akční zážitky
Venkovní firemní akce jsou ideální pro neformální setkání.
Hodí se pro:
- family day
- sportovní dny
- teambuildingy a letní party
Co je nutné řešit:
- toalety, voda, elektřina
- stín, přístřešky nebo altán
- bezpečnost a povolení
Plán B:Déšť, vítr nebo chlad - vždy mějte připravenou variantu přesunu nebo zastřešení.
Firemní sportovní akce: lokalita jako součást programu
Sportovní areály, hřiště nebo kempy mají jednu velkou výhodu - program je z velké části hotový.
Výhody:
- snadná aktivace účastníků
- jasný cíl a struktura dne
- ideální pro soutěže, například s fotbalovou střelnicí
Na co si dát pozor:
- šatny a sprchy
- ozvučení venkovního prostoru
- přesný časový harmonogram
Firemní akce ve sklípku: atmosféra, která stmelí tým
Firemní akce ve sklípku nebo vinný sklep firemní akce jsou oblíbené díky své přirozené atmosféře.
Proč fungují:
- zážitek spojený s degustací
- podpora konverzace a neformálních vztahů
Limity:
- omezená kapacita
- zpravidla horší dostupnost a technické možnosti
Firemní akce na lodi: pro speciální příležitosti
Firemní akce na lodi patří mezi nejzajímavější a nejexkluzivnější varianty.
Kdy dává smysl:
- výročí firmy
- VIP klientské akce
- menší reprezentativní večery
Co ovlivní volbu:
- počasí
- kapacita lodi
- nástupní místo a bezpečnost
Program je dobré plánovat v rytmu plavby, nikoliv proti ní.
Co si ověřit před rezervací místa pro firemní akci?
Než si místa pro firemní akce definitivně zarezervujete, projděte si tento seznam:
- Kapacita a uspořádání prostoru
Kolik lidí se reálně vejde podle typu akce? Ověřte možnost rozdělení na zóny. - Technika a akustika
Je v ceně ozvučení, mikrofony, projekce a Wi-Fi? Jak zní prostor v praxi? - Catering a režim obsluhy
Zajišťuje místo catering samo, nebo externě? Raut vs. servírovaná večeře, časové limity kuchyně. - Doprava, parkování a ubytování
Jak se hosté dostanou tam i zpět? Parkovací kapacity, MHD, shuttle, hotelové pokoje. - Omezení místa
Hluk, časový limit, sousedé, vlastní alkohol, branding. - Plán B a storno podmínky
Varianta při špatném počasí a podmínky zrušení nebo změny termínu.
Nejlepší prostory pro firemní akce jsou ty, které odpovídají cíli akce, počtu lidí a logistickým možnostem. Ať už zvolíte firemní akci v hotelu, ve sklípku, venku nebo na lodi, vždy myslete na to, jak se v místě budou lidé cítit a jak snadno se zapojí do programu.
Rádi vám pomůžeme sladit lokaci s programem a atrakcemi tak, aby si akci užili opravdu všichni.